0
0

我的开会法则

axis 发表于 2015年06月15日 22:30 | Hits: 1398
Tag: 黑板报

在2010年的夏天,我有幸作为集团工程师的代表之一和马云一起共进午餐—吃盒饭。当时是提前一天通知我过去蹭饭的,所以也没有准备类似「中国商业的未来在哪里」之类的高大上的问题。我记得我当时问了一个问题,觉得现在公司会议太多,而且效率很低,问他有没有什么办法?

马云和一众老板们都深以为然。当时他给出了个招,准备一个闹钟放在会议室里,定好时间,时间一到准时散会,绝不拖堂。

这招听起来就不怎么靠谱,不解决问题,也没见人用过,感觉是个歪招,所以后来我也就一直没有实行。

这么多年下来,我的会更多了,倒不是因为效率变低,而是现在的工作内容已经不仅仅是做技术,是带领了一块业务,我没法让自己闲下来。

今年4月份我去Facebook参观的时候,听说他们的工程师有一个「No Meeting Day」,每周有一天可以拒绝开会(特别紧急的除外)。当时我听了就觉得特别好,回来就想推行。结果回来很兴奋的和工程师们一说后,发现真正一线的研发工程师每周的会也不是特别的多,用处不大。而真正需要减负的是在一线主管和经理们的身上,但他们的会议一般又很难推掉,所以这招也不是很实用。

既然会议不可避免,那就想想怎么高效的开会吧,在这一点上,我现在已经颇有心得了。

高效开会的前提是纪律。开会时请务必保证每个人都全身心参与,否则就是在浪费大家的时间。因此我主持的会议,有两条很严格的规定,一是最多只允许开两台电脑,一台是做会议纪要的,一台是投胶片的主讲人用的,其他人的电脑一律不许开;二是不允许接听电话,如果有很重要的电话非接不可,那就先主动交罚款后再接听。

以往我参加一些会议,很多时候一进会议室就发现每个人桌子上都开着一台电脑,这样的会议基本上都是在扯淡。因为只要仔细观察,就会发现开会时这些人要么是在用IM聊天,要么就是在处理邮件,反正不是在开会。本来10分钟能解决的会议,都能拖成一个小时。所以我一般会要求所有人把电脑合上,没有东西分散注意力了,就逼着大家都把精力花在会议讨论的问题上,一般会议都能很快结束。

另外一种很恶劣的情况是大家不玩电脑了,都开始玩手机。这种现象现在也比比皆是。所以如果要做的更好一点,应该要求大家把手机都掏出来,摆在桌子上,也都别玩了,有谁想捡起来玩还会特别显眼。

在会议过程中接听电话也是我很痛恨的,一般会打断整个会议的进程,让所有人都停下来等他,这是在浪费所有人的时间。所以我会要求会议过程中不允许接听电话,如果真出了天大的事情要接,就先交罚款(一般被用来买水果)再接,以示对大家的尊重和补偿。

也因此,在我经常挂断别人的电话,也包括老板的。

除了这些简单的措施外,在会议中能收能放才是最重要的,这就看每个人的功底了。

每场会议都应该有一个重要的角色能够主导会议的走向,一般是会议主持人或者关键决策人。他要能够在关键的时候或收或放,打断没有重点的废话或过度的发散,或是让关键的人出来充分的表达观点,或是随时把需要加入的关键人员从外面拽进会议。总之,是尽一切可能把会议引导向高效决策的方向。

会议主持人要能及时打断所有开小会的人,一旦发现有人在交头接耳,要毫不犹豫的禁止。开小会无异于走神。在一个会议上,有事情应该讲出来让所有人参与讨论和发表意见,如果真有私下里要说的,可以会后再单独谈,一定不要用交头接耳的方式,这也属于浪费所有人的时间。

开会是为了做出决策,在很多时候不应该发散性的讨论问题,那是会前应该做好的准备工作。头脑风暴一类的会议,看似很好,实际上漫无目的,很容易过于发散,最后没有结论。开过几次头脑风暴类的会议而没有结论后,很容易把大家都开伤,再也不敢开会了。

马云前不久在组织部大会上讲,他进会议室前一般只有两种状态,一种是心里已经有了答案,只是来听听大家的意见;另一种是心里没有答案,来听听大家的想法和讨论。后一种会议,基本上进会议室时是什么状态,出来的时候还是什么状态。

开会的另一个目的,是为了达到充分的沟通。因此学会聆听很重要。我们每个人往往都急于表达自己的观点,说服他人而不是被他人说服。如果有人把想法憋在心里不说出来,不沟通,最后在执行层面就可能会变形。这样的人越多,执行起来就越走样。

所以一次成功的会议应该让每个人能有机会充分表达自己的想法,尽量听人把话说完。可以采取的一种技巧是让每个人轮流表达一下自己的观点,这样可以提供机会让那些不想开口的人说话,避免他们把问题带回去。据我观察这样的人往往不在少数。

让想法达成一致的会议,我们称之为「对焦」。在阿里,每年年初都会有一系列战略对焦的会议,让上下层员工、协同、合作部门在目标和想法上达成一致。人类社会太复杂了,每个人身处自己的位置都会有自己的想法和局限性,所以对焦很重要。

我们每天的工作大多数时候都在会议或会谈中进行,如果不把会议利用好,提高效率,那就是在浪费生命。

道哥的黑板报

2015.6.15

原文链接: http://www1.taosay.net/index.php/2015/06/15/%e6%88%91%e7%9a%84%e5%bc%80%e4%bc%9a%e6%b3%95%e5%88%99-2/

0     0

评价列表(0)